一、教学秘书的岗位职责及现状分析

（一）教学秘书的职责

教学秘书的工作职责是在教务处和教学部门领导的指导下，按照一定的教学管理原则，运用恰当的管理方法，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务，实现教学目的提供必要条件。教学秘书的工作贯穿于周而复始的教务管理，贯穿于学生和教师的学习教研活动过程，简单的归结为：配合主管领导处理日常工作，日常教学管理；各种档案材料管理；上令下达，下情上报；在高等院校，教学秘书一般还负责学生的学籍管理、成绩管理、教务、教学计划等事务的安排实施。

（二）高校教学秘书队伍现状

1、工作强度大

高校教学秘书工作强度大是由教学秘书的工作性质和工作内容决定的。教学秘书作为高校教务管理中最基层的管理者，处于校教务处、二级学院(系)、教师、学生四者之间的交叉点。其核心工作就是服务。上要服务于教务处、二级学院(系)领导,上面的任务必须准确无误地在规定时间内保质保量完成；下要服务于教师和学生，要主动地为教师和学生着想，为教师和学生提供一切可能的帮助。即教学秘书要服务于教学、服务于教师、服务于学生。这就决定了教学秘书必须参与教学管理的每个环节。如学生的学籍管理、教学档案管理、实践教学工作管理、协助执行培养计划和落实教学任务、做好考务工作及学生成绩的管理、做好教材征订等等。而每一项工作又对应着许多复杂的、具体的事务性操作，同时有些高校还存在教学秘书兼任行政秘书工作的情况，无疑增加了教学秘书的工作量和强度。

2、工作价值不被认同、待遇差、发展空间有限

教学秘书从事的都是教学工作中一些具体的、最基本的日常事务，如监考安排、试卷打印、试卷装订、学生考勤汇总等一些“技术含量低”的工作。这些工作看似琐碎、简单，实则责任重大，任何一项都不能出差错，任何疏漏都可能带来一些严重的后果，即“教务无小事”。教学秘书的工作，无误时是小事，而出差错时任何小事都变成了大事，是事故。教学秘书的工作是一项繁重、劳累的工作，但短期内看不到具体的、直接的成果。相当长一段时间以至到今天人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，教学秘书工作得不到领导的认可。教学秘书受到表彰的机会很少，待遇也普遍比教师或其他行政岗位低。多数高校对教学秘书是使用但不培养。教学秘书受到培训、进修、晋升的机会更是少之又少，教学秘书的发展空间有限。

3、教学秘书队伍不稳定

上述两种状况直接导致教学秘书队伍不稳定。许多教学秘书纷纷改行。在追求自我价值的时代，教学秘书也期望自己辛苦的工作能换来公平、公正的待遇和发展机会。目前，许多高校工作人员不愿意从事教学秘书工作，而一些有能力的教学秘书也纷纷转岗到教师岗位或其他管理岗位。这势必使教务管理工作出现断层，教务工作的连续性遭到破坏。教学秘书队伍的不稳定现象给高校教学和教学管理带来很多负面的影响。

二、教学秘书在教学管理中的作用

（一）教学秘书是部门之间、师生之间的桥梁和纽带

教学秘书是学院各部门与系部之间沟通的桥梁，学院的教学指令、信息要依托他们向系部传达，基层教学信息也要依靠他们向上级反馈。在教师与学生的教学事务中，教学秘书又是其纽带，发放各专业课程表、下达教师教学任务书；开课后随时了解和掌握教学运行情况，及时协调处理教学过程中出现的问题。教学运行过程中，负责教学事务的管理工作。掌握教师的教学情况及教学计划在实施过程的情况，及时收集和客观分析学生的所反映情况；发放回收学生考勤表和教学日志，对异常现象要做到:深入调查、客观分析、及时汇报。同时, 教学秘书也是系部的窗口，其服务态度、服务水平的优劣，直接影响着各系部的外部形象，对树立本系良好形象也起到一定的作用。

（二）教学秘书是系主任的参谋和助手

教学秘书在日常工作中经过长期的积累掌握了大量的信息，除了做好信息反馈，还要对信息进行一定的筛选和整合，在必要的时候为系领导提供有价值的信息和参考性意见，当好领导的参谋。同时，系领导制订的一系列政策，要在正确理解和领会的前提下，认真执行和贯彻, 在必要的时候做好解释工作，当好领导的助手。除此之外，还要协助主任制订、实施教学计划，合理安排每学期的开课计划、任课教师、课堂教学、实践教学等环节，及时上报教学主管部门；负责期中期末教学检查等有关材料发放、回收、归档工作；审核汇总上报教师工作量；协助学院督导室做好教学检查、教学评估工作，并把相关材料分类建档；安排相关课程的考查、考试监考、阅卷等工作，做好教师工作量统计和学生成绩的录入核对工作；制定下学期教学计划,安排教学任务等。

（三）教学秘书是教学工作的执行者和管理者

系主任是系部的领导者，除了处理日常工作之外，更多的精力要投入到教学改革、专业建设等工作中去，因此很多工作系主任只是政策的制定者和措施的决策者，更多的实质性工作需要教学秘书去落实和完成。再者，教务处作为教学主管部门，很多工作下达到系部之后，也需要由教学秘书去具体执行，并在执行过程中起到一定的监控和管理作用。因此，教学秘书是教学工作的实际执行者和管理者，既要及时准确的上令下达，向教师们传达校教学工作会议精神，使教学工作井然有序；又要客观公正的下情上报，收集整理反映师生心声的信息传达到相关部门，完成信息传递与交流任务。在执行过程中还要对系部有关的教学材料进行发放、回收、归档、分类等工作。

三、加强教学秘书队伍建设，提高教学管理质量

（一）提高教学秘书工作的重视程度

学校各级领导都应该充分认识建设的必要性，根据实际需要，制定出相应的政策措施，切实的做好教学管理人员的配备、选用、培训、待遇、晋升等工作。明确教学秘书的工作职责，使教学秘书的工作热情得以提高，工作条件得以改善，为教学管理工作的顺利开展营造良好的氛围。建立一套合理的人才管理机制，以保证既能有效的教学秘书的管理工作进行监控，有效激发其工作热情，使其更好的为学校发展做贡献。只有这样，才能打消教学秘书的顾虑，杜绝其不上进、不创新等不良的工作作风。

（二）建立学习机制，提高理论水平和业务能力

首先，加强思想道德理论学习。只有政治理论过硬，才能树立正确的人生观、价值观、正确的服务理念和工作态度。这是一切工作顺利、有效开展的前提和基础。教学管理人员需要有高度的责任感、使命感、奉献精神，必须不断加强理论学习，定期开展各种培训讲座，不断提高人员素质。其次，加强业务能力学习。在现代这个信息化的时代，做好教学秘书需要扎实的专业知识、创新管理理念和现代化管理技能，需要了解和掌握高等教育和高等学校管理的基本知识，了解教学特点和教学规律。同时还要具备良好的语言表达、文字处理能力及电脑操作能力。学校应提供给教学秘书外出学习、培训、进修的机会，并与其他院校之间进行工作交流，取长补短。目前，随着我国高校办学规模的不断扩大，学生数量的不断增加，教学管理工作的专业性和复杂性也不断增强，所以教学秘书要不断学习新知识、新技能，以便适应新环境的发展要求。

（三）完善教学管理制度

为配合高等教育的深入改革与发展，保障教学质量，学校在加大硬件建设的同时，还必须完善教学管理制度。避免重复工作、提高工作效率。做到责权明确、各尽其能、各取所长。另外，还应有创新的管理理念。新时代需要新的管理理念和管理方法。教学秘书应加强多方而的文化科学知识。尤其是教育行政管理和教学管理的专门知识的学习。

总而言之，高校教学秘书是教学管理的中流砥柱，其作用不可小觑。各院校应及时分析现状，结合实际办学特点，整合教学秘书队伍，力争合理配备教学秘书资源，制定适当的保障机制，使其在教学管理中发挥更重要的作用。

[参考文献]

[1]方名兴.高校教学管理中制度管理与人本管理的关系[J].新西部,2008(2).

[2]王云翠.高校教学秘书工作刍议[J].科技情报开发与经济,2007 (5).